Doko Phone (PC/Mac)

Ce guide a pour objectif de vous présenter en détail le fonctionnement du softphone DOKO en version desktop.

Cette partie permet de décrire l’ensemble des étapes pour installer DOKO.

Installation pour Windows ou Mac

Rendez-vous sur le site doko-phone.com** et téléchargez l’exécutable qui correspond à votre OS.

• Pour Mac OS : double-cliquez sur l’image-disque, déplacez l’application dans le dossier « Applications »
  Prérequis Mac : MacOS 11 (Big Sur)-12 (Monterrey) et suivants
• Pour Windows : double-cliquez sur le fichier exécutable et suivez les instructions
  » Sous windows l’application est également disponible sur le Windows Store**
  Prérequis Windows : Windows 10 version 10240.0 ou suivantes (Architecture : x86)

Une fois l’application installée, vous pouvez procéder au lancement de DOKO.

Lorsque vous lancez DOKO pour la première fois, l’application va vous demander de vous authentifier pour accéder à votre environnement personnel.

• Entrez votre nom d’utilisateur ainsi que le mot de passe
• Cliquez sur « Se connecter »

Lorsque que vous vous connectez à l’application, vous arrivez sur l’écran principal qui correspond à l’onglet “Clavier” sur le menu de gauche.

Dans cet écran vous trouverez :

• Le clavier numérique [1] qui vous permet de composer un numéro ou de le coller puis de générer l’appel en cliquant sur le bouton appel.
• Une rubrique numérotation rapide avec :
  • Un bouton “pull call” [2] qui permet de récupérer un appel qui est sur un autre de votre device (softphone mobile, poste fixe). L’appel est récupéré sans interruption.
  • La remontée des touches de fonctions de votre compte téléphonie [3] avec :
    • Les contacts en raccourcis (sans indicateur)
    • Les contacts supervisés avec indicateur
      Lorsqu’un contact supervisé est appelé, un changement d’état apparait sur l’utilisateur et vous recevez une notification avec la possibilité d’intercepter l’appel.

Lorsqu’un utilisateur supervisé est en communication, l’état “En appel” apparait au niveau du contact.

• Un espace en bas à gauche [4] regroupant différents éléments :
  • La fonction NPD (Ne pas Déranger) qui permet de mettre le device en mode ne pas déranger
    Important : la fonction NPD ne s’applique qu’à cet équipement. Contrairement au NPD sur votre téléphone physique ou sur montableaudebord.fr qui s’appliquera à l’utilisateur.

• * L’accés au menu “Paramètres” : que nous détaillerons dans une partie dédiée
  • Le nom / prénom de l’utilisateur avec son statut (enregistré / non enregistré)
    » Si l’utilisateur est en “non-enregistré” c’est certainement dû à un problème de provisionning.

Quand vous recevez un appel l’application DOKO passe au premier plan et vous recevez également une notification de votre OS.

En cours d’appel vous avez la possibilité de :

• Gérer les sources audio, la mise en attente, raccrocher ou couper le micro [1]
• Ajouter un appel pour faire une conférence à trois [2]
• Faire un transfert supervisé [3]
• Ajouter le clavier en mode DTMF ou composition [4]
• Faire un transfert aveugle [5]
• Enregistrer l’appel [6] (nous détaillerons cette partie dans la rubrique paramètres)

Lors d’un appel, il est également possible, en cliquant sur le , d’avoir des détails sur la qualité de l’appel en cours.

Dans la rubrique contacts, vous disposez d’un menu déroulant avec 3 vues possibles :

Numérotation rapide

Dans cette vue, que vous retrouvez également au niveau de l’onglet “Clavier”, vous retrouvez vos contacts rattachés à vos touches de fonctions mais vous avez également la possibilité d’ajouter des contacts rapides via le + ou en épinglant depuis l’annuaire (voir point suivant).

Contacts

A ce niveau, vous retrouvez tous les contacts rattachés à votre compte de téléphonie :

• Contact interne : les contacts de votre entreprise (tous les utilisateurs créés)
• Contact externe commun : les contacts importés dans l’annuaire externe commun à tous les utilisateurs d’un même client (il n’est plus nécessaire d’avoir besoin des numéros courts pour afficher le contact externe)
• Contact personnel : les contacts ajoutés par l’utilisateur

Note : il est possible, via le , d’épingler un contact dans votre menu “Numérotation rapide”.
Celui-ci n’apparaitra que sur l’équipement sur lequel vous avez fait l’action.

Office 365

Vous avez la possibilité de charger vos contacts rattachés à votre compte Office 365.

Le journal d’appels est propre au device, il est normal qu’à la première connexion il soit vide.
Il ne regroupe que les appels émis / reçus / manqués quand le device était actif.

Les appels du journal d’appels sont regroupé par contact / numéro.

En ouvrant un contact, vous aurez le détail de tous les appels passés (façon chart) avec sur la partie gauche les appels reçus / manqués et sur la droite les appels émis.

Il est possible de filtrer les appels par type, de rappeler le correspondant ou de supprimer les appels (tous ou de matière unitaire).

Lors d’un appel manqué, vous avez un pictogramme de notification au niveau de l’onglet du menu, ainsi que sur tous les contacts / numéros concernés.

Une notification de l’OS apparait également et vous permet d’accéder directement au journal d’appels, d’ignorer ou même de rappeler le correspondant.

Si un appel est enregistré, vous pourrez lire l’enregistrement de l’appel directement dans le journal d’appels avec possibilité de télécharger l’enregistrement au format wav.

La messagerie que vous retrouvez sur DOKO est la même que sur montableaudebord.fr : c’est une webtab qui intègre votre messagerie vocale de manière automatisée.

Lorsque que vous avez un message vocal en attente de lecture, une notification apparait au niveau de l’onglet clavier et vous recevez également une notification de votre OS.

Lorsque vous allez sur le menu “Messagerie vocale”, vous arrivez directement sur l’onglet contenant votre messagerie vocale visuelle.

Vous pouvez ici écouter ou lire vos messages vocaux grâce à la retranscription textuelle des messages vocaux.
Le bouton rafraichir vous permet de charger les nouveaux messages vocaux.

Vous avez également la possibilité de paramétrer votre messagerie vocale au niveau de l’onglet “Paramètres”.

Enregistrements de l’annonce vocale, paramètres de réception des messages vocaux…

Pour plus de détails sur votre messagerie vocale, n’hésitez pas à consulter votre guide utilisateur montableaudebord

Les paramètres de renvoi d’appel que vous retrouvez sur DOKO sont les mêmes que sur http://montableaudebord.fr : c’est une webtab qui intègre vos renvois d’appel de manière automatisée.

Dans ce menu, vous pouvez gérer tout les types de renvois d’appel disponibles sur votre compte de téléphonie hébergée : immédiat, sur non-réponse, sur non connexion, sur occupation mais également activer le double appel ou une sonnerie simultanée.

Pour plus de détails sur vos renvois d’appel, n’hésitez pas à consulter votre guide utilisateur montableaudebord

Les options d’appel que vous retrouvez sur DOKO sont les mêmes que sur http://montableaudebord.fr : c’est une webtab qui intègre vos renvois d’appel de manière automatisée.

Dans ce menu, vous pouvez gérer de nombreuses options liées à votre téléphonie hébergée :

• Ne pas déranger : action niveau compte, différente de celle vue précédemment qui s’applique qu’au niveau device.
• Présentation du numéro
• Gestion des musiques (accueil, attente, occupation)
• Groupes d’appels avancés : horaires d’ouverture du groupe, possibilité d’entrer ou sortir du groupe
• Gestion des touches de fonctions : raccourcis, supervision qui apparaitront dans “Numérotation rapide”

Pour plus de détails sur vos options d’appel, n’hésitez pas à consulter votre guide utilisateur montableaudebord

Dans ce menu, vous allez retrouver différents sous-menus :

A propos

Cette partie vous indique la version de DOKO que vous utilisez.

Comptes

Dans cette rubrique vous avez 2 comptes :

• Compte de l’application : indispensable pour émettre et recevoir des appels. Il peut être nécessaire de vous y reconnecter si vous avez été déconnecté
• Microsoft contacts : vous permet de vous connecter à votre compte Microsoft afin d’associer vos contacts

Notifications

Vous permet de paramétrer votre sonnerie pour les appels.

Son

Vous y trouverez tous les paramètres liés à l’audio de l’application avec :

• Gestion des sources (in/out)
• Des paramètres d’atténuation des bruits ambiants, suppression echo…
• Des paramètres audio avancés

Enregistrement

Cette option vous permet d’enregistrer les appels.

Vous avez 2 possibilité pour enregistrer les appels :

• Activer le bouton “Enregistrer tous les appels” dans les paramètres
• Sur un appel, cliquez sur l’icone d’enregistrement

Lorsqu’un appel est enregistré, vous et votre interlocuteur entendrez un bip toutes les 15 secondes.

Nous vous invitons également à systématiquement informer votre correspondant que l’appel est enregistré.

Contrôles

Dans ce menu vous trouverez divers paramètres liés à l’application avec :

• Automatiser le lancement de DOKO au démarrage de votre ordinateur
• Afficher tout le temps le pictogramme de messagerie vocale dans le menu “clavier”
• Définir comme application d’appel par défaut afin que tous les liens web en TEL: puissent passer par DOKO
• Choix de la langue
• Possibilité d’avoir DOKO tout le temps par dessus les autres applications de votre ordinateur

Journaux

En cas d’incident sur votre compte, cela vous permet d’envoyer les évènements liés à votre application permettant au technicien d’identifier une problématique sur votre application.

Réinitialiser

Vous allez vous déconnecter et perdre les informations rattachées à votre application :

• Journal d’appels
• Paramètres de l’application
• Contacts épinglés